2020年の行政手続き完全電子化について

行政手続きの電子化に対して、現在企業が行うべき業務の流れは明らかにされていません。しかし、安全面などの要件を満たした政府認定のクラウドサービスを利用して、人事・給与情報などのデータをクラウド上にアップロードすることが想定されています。その後、行政側がそのクラウド上のデータにアクセスして、手続きを進める形になるということです。

具体的には、企業は従業員本人の同意の下、クラウドサービスを利用することで、従業員の名前・現住所等、本人確認を即座に行います。総務担当者は入社手続きと同時にe-Gov（イーガブ／総務省行政管理局が運営する総合的な行政情報ポータルサイト）で資格取得の手続きを行います。結婚等で氏名が変わった従業員はクラウドサービスから氏名変更届を提出します。クラウドサービス内で既にマイナンバーと社会保険の紐づけが完了しているので、自動的に健康保険証が変更され会社に届くのです。

では、政府が行政手続きのクラウド化に踏み切ることで、企業にとってはどのような影響があるのでしょうか。一つは、社内のペーパーレス化が進むようになります。行政手続きがクラウド化することにより、企業内の紙や書類を廃止することが定着されると考えられます。人事・給与関係で廃止される可能性が高いのは、給与・賞与明細と源泉徴収票です。源泉徴収票の税務署への提出がクラウド化され、紙で提出されなくなることから、社内で配布する給与関連帳票も同時にペーパーレス化されることが考えられます。

また、基幹システムのクラウド化が一層進むことで、それぞれのシステム同士が連携し、自動化・効率化します。これによって、行政の側も企業の側も、生産性を飛躍的に高められる可能性があります。